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オフィス移転の流れとやるべきことを要チェック!【やることチェックリスト】

2022.06.13

オフィス移転関連

2022.11.29 更新

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こんにちは、OFFICE&(オフィスアンド)編集部です。

突然ですが、会社のオフィス移転が決まり、あなたが移転担当や移転プロジェクトのメンバーに抜擢された時、何から手を付ければ良いかすぐに把握できますか?
特に初めてオフィス移転を経験する方は、恐らく多くの方が「何から手を付けたら良いか分からない」という方が多いのではないでしょうか。

今回は、そんなあなたへぜひチェックして頂きたい、オフィス移転の流れを詳しくまとめました。
まずはこの記事を読んで、全体のスケジュール感や何をすべきかを確認してみましょう!
オフィス移転のやるべきことチェックリストとしてもご活用ください。

STEP①オフィス物件の希望条件の洗い出し・物件の検索

まずは、エリア・路線・最寄り駅・広さ・使用人数・予算など、希望の条件を明確にしましょう。
全ての希望を完全に叶える物件が見つからない場合もありますので、「これだけは絶対に外せない条件」や「こんな物件だけはNG」など、譲れない条件を明確にしておくと物件を探しやすくなるかもしれません。

また、希望条件が明確になったら、物件の検索をして気になる物件を探してみましょう!
弊社では賃貸事務所や賃貸オフィスの検索や、初期費用が削減できる「居抜きオフィス」の物件検索も可能ですよ。
★賃貸事務所検索はこちら
★居抜きオフィス検索はこちら

「居抜きオフィスって何?」という方は、こちらもチェック▼

【徹底解説】今話題の居抜きオフィスとは?セットアップオフィスとの違いは?

STEP②オフィス仲介業者へ問い合わせ

気になる物件や条件が明確になったら、オフィス仲介業者へお問合せください。
気になる物件がない場合でも、出来る限り条件に合う物件をお客様が納得のいくまでご提案いたします。

また、オーナー様の希望でWEB非公開になっている優良物件もございますので、サイト検索で物件が見つからない場合も諦めずにお問合せください!
お問合せはどんな内容でも構いません。専門スタッフが迅速に対応致します。
【お問合せはこちら】

STEP③担当者によるヒアリング

仲介業者へ問い合わせをしたら、担当者より連絡が入り、さらに詳細な情報のヒアリングとなります。
移転に至った背景や移転理由などを踏まえ、希望条件を再度確認致しますので、細かいところまでしっかりと要望を伝えておきましょう!

現在の使用人数や今後の採用計画により予想される増員人数なども考えて適正坪数を算出しますので、今後の会社の事業計画等もお伝えしておくと良いですね。
また、従業員の通勤経路や取引先様の所在地なども踏まえた中で、最適な場所をご提案させていただきます。

ご要望をしっかりとヒアリングし、御社にピッタリの物件のご紹介へ進みます。

STEP④物件の内見・オフィスプランニング

弊社では内装工事までワンストップで承っているため、物件を探しながら平行してテストレイアウトのご提案が可能です。
物件の内見とオフィスプランニングを同時進行で行うことで、時間の削減や業者とのやり取りを減らすことができます。

物件の内見

希望条件に合う物件が見つかったら、物件の内見をしましょう。
内見は必ず行うことをオススメ致します!

実際に足を運んでみることにより、写真だけでは分からなかった物件の魅力や、逆にマイナス点なども見つかる可能性があります。実際に内見をすることで、入居した後のイメージがよりつきやすくなりますよ。
実際に内見した上で、今使っている机や椅子などの什器類がそのまま使えるかどうかも確認しておくと良いでしょう。

また、周辺環境のチェックも内見とあわせて行いましょう。
周辺環境をチェックしておくことで、社員の通勤のしやすさや、落ち着いた環境で業務を行えるかどうか等をチェックすることができます。

弊社では、「これだ!」と思える物件に出会えるまで、何棟でもご納得がいくまでご覧いただけます。

これから長く使用していくオフィスになるので、希望条件に合う物件が見つかるまで、とことん追求しましょう。

オフィスプランニング

候補物件が決まりましたら、同時進行でデザインのご提案や移転費用の算出などを行います。
オフィスプランニングでは、移転計画全体の費用を把握した上で移転先物件を決めることができます。
また、細かい内装についてのご相談もお気軽にお伝えください。

STEP⑤お申込み・ご契約

入居したい物件が決まったら、貸主(ビルオーナー)様へ賃貸契約のお申込みを行います。
弊社で仲介したオフィスであれば、契約内容の確認や諸条件の交渉などは、弊社が全て行っております。

宅地建物取引業者が契約する上で重要な事項を説明する「重要事項説明」も、契約が成立するまでの間に行います。

編集部

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STEP⑥各種工事・引越し・その他届出など

入居する物件が確定したら、現在入居しているビルの解約予告や原状回復工事、次に入居する新しいオフィスの内装工事などを同時進行で行わないといけません。
工事の順番としては新ビルの内装工事→入居中ビルの原状回復工事となります。この工事期間中は、現オフィスと新オフィスの家賃を二重で支払う可能性があることも念頭に置いておきましょう。

同時進行する作業の中でも優先順位があるため、順番でご紹介いたします。
混乱してしまうかもしれませんが、漏れのないよう1つ1つ丁寧に対応しましょう!

1.解約予告

解約予告とは、オフィスや事務所の退去を決めた後、定められた一定期間前までに貸主(ビルオーナー)様へ契約解消を伝えることです。
解約予告を伝える期間(解約予告期間)は、一般的には契約終了日から3ヶ月~6ヶ月前までが多いですが、物件によって異なるため、賃貸借契約書をしっかりと確認しておきましょう。

解約予告について詳しくはこちら▼

【オフィス移転用語】「解約予告」について解説!解約予告期間中の注意点も

2.新オフィスの内装工事

居抜きオフィスやセットアップオフィスでない限り、入居の時点では間仕切り等の造作もなく、電気や電話回線などの配線等も撤去された状態となっています。
そのため、入居後にすぐに業務がスタートできるわけではなく、内装工事が必要となります。

内装工事については、まず内装業者の選定や入札などを行う必要がありますが、内装業者については貸主(ビルオーナー)様が指定される場合もありますので、選定の際は事前に確認しておきましょう。

参考

ビルオーナー様の指定業者と直接交渉をすると価格が高くなることがあります。
弊社が仲介に入ることで、コスト削減が可能となりますので、ぜひ内装についてもお気軽にご相談ください。

【内装についてのご相談はこちら】

3.引越し

引越しのタイミングは、内装工事が終わった後で原状回復工事に入る前の間になります。
引越しをした後に什器などを搬入する新オフィスを整えた後のタイミングです。
また、原状回復工事に入る前までに荷物を出さなければなりません。

引越し業者選定や梱包作業などは早めに始めておき、ベストなタイミングで引越しができるよう調整しておきましょう!

また、引越しに伴う廃棄物や移転先へ持っていく物のリスト作成も事前に行っておきましょう。
リストを作っておくと、引越し後の荷解きや物品の移動などもスムーズになります。

引越し業者によってはデータバックアップサービスがない場合もありますので、データが飛んで大変なことにならないよう、専門業者に依頼することをオススメします。

4.原状回復工事

先ほど「解約予告」についてご説明しましたが、原状回復工事も解約予告をしてから契約期間が終了するまでの間に行わないといけません。

「原状回復」とは、オフィス退去時、元々の形から変更した箇所や破損箇所等を入居した時の元の状態(原状)に戻すことです。
造作等の工事だけでなく、入居中に傷をつけたり汚してしまった箇所も修復する必要があります。

原状回復の業者選定から原状回復工事までを契約期間終了前までに対応しなければなりません。
契約期間終了までに完了しなかった場合は違約金が発生する場合もあるのでご注意ください。

工事期間中も工事業者と連絡を取り合い、常に状況を把握してスケジュール管理をしておくと良いでしょう。

参考

期間や費用は物件により様々ですが、着工から完了まで1ヶ月以上かかるケースもありますので、余裕をもってスケジュールを組んでおくと安心です。

原状回復について詳しくはこちら▼

【オフィス移転用語】「原状回復」について解説!費用の相場や主な工事内容もチェック

5.取引先への連絡・印刷物の更新・諸官庁への届け出

移転に伴う取引先への連絡や、印刷物・WEBサイトの更新、諸官庁への届け出なども忘れないように行いましょう。

特に印刷物・WEBサイトの住所更新や取引先への連絡は忘れがちですが、お客様へご迷惑をかけないためにも、引越しの前までには必ず対応しておきましょう!

また、オフィス移転に伴い、法務局や税務局、労働基準監督署など様々な届け出が必要となります。
こちらも漏れのないよう確認しておきましょう。
不安な方は、顧問弁護士や税理士に相談してみた方が安心ですね。

参考

オフィス移転に伴い必要となる届出については、主に下記の通りとなります。

 

・法務局(本店移転登記申請書)
・税務局(事業年度、納税地、その他の変更異動届出書、本店移転登記申請書/給与支払事業所等の開設・移転・廃止届出書)
・都道府県税事務所
(事業開始等申告書)
・社会保険事務所
(適用事業所所在地・名称変更(訂正)届)
・労働基準監督署
(労働保険名称・所在地等変更届/労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険関係成立届/労働基準法に関するもの。適用事業報告書(様式23号の2)、その他に就業規則(変更)届、時間外労働・休日労働に関する協定届/安全衛生法に関するもの。安全管理者選任報告(様式第3号)・衛生管理者選任報告(様式第4号)・産業医選任報告(書式第4号))
・公共職業安定所
(事業主事業所各種変更届)
・郵便局
(郵便物届出変更届)


STEP➆鍵の引き渡し

各種工事や諸々の手続きが完了したら、最後に鍵の引き渡しです。
鍵の引き渡しが終われば、無事にオフィス移転の完了となります!

通常業務と並行しての作業となり、責任者やプロジェクト担当者は特に大変だと思いますが、大変だった分達成感もあることと思います。

アフターフォローも万全のオフィス仲介業者を選びましょう

以上がオフィス移転に関わる一連の流れとなります。
オフィス移転に有する期間としては全体を通して6ヶ月~1年間が一般的ですが、早めに準備しておくことに越したことはないですよ。

オフィス移転は多くの業者とのやり取りが発生する上、通常業務と並行して行うため、莫大な時間と労力を費やします。
可能な限りスムーズかつ満足のいくオフィス移転が実現できるよう、今一度スケジュールもしっかりと見直しておきましょう!

また、オフィス仲介業者へ依頼する際は、万が一入居後にトラブルが発生した場合や更新時のご相談なども承れるアフターフォローが万全なオフィス仲介業者を選ぶことをオススメします。

原状回復工事・内装工事にかかるコスト削減なら「居抜き」がオススメ!

オフィス移転では、原状回復工事や内装など、かなり高額の費用も発生します。
少しでも初期費用を抑えたい場合は、内装が施された状態のオフィスへそのまま入る「居抜きオフィス」や「セットアップオフィス」への移転がオススメです。

居抜きオフィスやセットアップオフィスへの入居なら、新しいオフィスの内装工事が最小限で済みます。
なかには椅子や机などの什器がついているオフィスもあり、内装工事をする必要なくそのまま入居が可能なオフィもありますよ。

また、現在のオフィスを退去する際、「居抜きでの退去」にすることで、原状回復工事の費用を削減できます。
居抜きでの退去の場合は、「原状回復」が次の入居者にそのまま引き継がれるからです。

居抜きオフィスへの入居&居抜きでの退去なら、内装工事や原状回復工事を大幅に削減できるので、ぜひご検討ください!

オフィス移転前に確認したい!居抜きオフィス・セットアップオフィスのメリット・デメリット

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